5 tips voor het bereiken van inbox zero

Veel mensen ervaren veel stress van hun werk. De verwachtingen zijn hoog, de werkdagen vaak lang en het is een uitdaging om het persoonlijke leven te combineren met al deze taken en verwachtingen. Toch zien mensen vaak geen uitweg van deze drukte en overvolle agenda. En dat terwijl er wel degelijk tal van methodes zijn om het werk beter te stroomlijnen en de werkzaamheden effectiever te maken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van de inbox zero methode.

Wat is inbox zero?

Inbox zero is een methode om jouw e-mailverkeer te stroomlijnen en grip te krijgen op jouw mail. Veel mensen ervaren continue onrust door de volstromende inbox elke dag. De e-mails van collega’s, klanten, zakenrelaties en de vele spammailtjes leiden enorm af en slokken tijd op tijdens de werkdag. Dat kan efficiënter! Met inbox zero krijg je handvatten om overzicht te creëren in jouw inbox. Door deze methode eindig je met een inbox die gewoon leeg is en rust geeft.

Het idee van inbox zero is afkomstig van de productiviteits’goeroe’ Merlin Mann. Op zijn website 43folders schreef hij vanaf 2004 over deze methode in zijn artikelen. Het idee kreeg echter een flinke aanhang nadat hij zijn inbox zero methode introduceerde in een Google Tech Talk. Sinds die tijd is de methode onderdeel geworden van veel productiviteitscursussen en zijn er talloze boeken over geschreven en zelfs apps voor ontwikkeld.

5 tips voor het bereiken van inbox zero

Om meer rust en ruimte te creëren tijdens jouw werkdag, kun je nu direct beginnen met het toepassen van de inbox zero methode. De technieken zijn voor iedereen toepasbaar en kunnen zowel stapsgewijs als in één keer worden toegepast. Ontdek vooral zelf wat werkt voor jou en hoe je deze 5 tips kunt toepassen op jouw inbox.

Ruim de inbox op

Veel mensen gebruiken hun e-mail inbox als archief. Ze lezen de nieuwe e-mails en laten ze vervolgens daar staan en kijken er niet meer naar om. Dit kan echter nadelig werken voor het overzicht en de productiviteit. Met inbox zero bereik je een inbox die helemaal leeg is en alleen tijdelijk gevuld wordt met nieuwe en relevante e-mails. Begin dus met het opruimen van de inbox. Dit voelt misschien als een enorme klus, maar geloof me: de meeste e-mails in jouw inbox kunnen direct in de prullenbak. E-mails die wel het bewaren waard zijn, kun je direct archiveren. Afhankelijk van de hoeveelheid kun je gebruik maken van één archiefmap of meerdere mappen met verschillende thema’s. Zo weet je belangrijke berichten altijd terug te vinden zonder dat ze onrust veroorzaken in de inbox.

Schrijf je uit

Nu je de hoeveelheid e-mails in jouw inbox drastisch hebt verminderd, is het de hoogste tijd om de constante stroom van berichten te minimaliseren. Natuurlijk is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de berichten van collega’s en klanten, maar het merendeel van de berichtenstroom zal ongetwijfeld bestaan uit reclame, nieuwsbrieven en zinloze groepsberichten. Zorg ervoor dat jij je uitschrijft voor alle berichten die je niet meer nodig hebt. Zo creëer je direct al veel meer rust op een dag.

Maak een takenlijst

Te veel mensen gebruiken hun inbox als een soort takenlijst. Alle zaken die nog afgehandeld moeten worden, blijven hangen in de inbox als constante reminder. Dit zorgt voor onrust en is weinig effectief; het is efficiënter om alle taken op één locatie te verzamelen en vanaf hier jouw werkdag te plannen. Inventariseer dus welke acties moeten worden ondernomen, naar aanleiding van bepaalde e-mails, en plan dit in via jouw takenlijst. Zo houd je alles centraal en hoef je niet continu bezig te zijn met jouw e-mails.

Antwoord direct

Met de inbox zero methode kun je diverse mappen in jouw mailprogramma creëren voor nog lopende zaken. Maar let erop dat je e-mails niet te makkelijk wegzet in een ‘nog te doen’ mapje. Daarmee bouw je alleen maar weer workload op voor jezelf. Houd als stelregel aan dat je alle e-mails die je in 1 minuut of minder kunt beantwoorden, direct afhandelt op het moment dat jij je e-mails checkt. Geef zo helder en bondig mogelijk antwoord en laat geen onzekerheden bestaan. Dit minimaliseert de kans op een follow-up en geeft je weer meer tijd voor andere zaken.

Zet de notificaties uit

Nu je jouw inbox hebt georganiseerd, is het belangrijk om niet alsnog afgeleid te worden door binnenkomende e-mails. Spreek daarom met jezelf af om de e-mail op een vast moment van de dag te checken. Dit kan aan het begin van de werkdag en aan het einde zijn, maar vind hier vooral jouw eigen weg in. Maak er dan een gewoonte van om de e-mail niet meer tussentijds te checken. Zet notificaties op jouw computer en op de smartphone uit zodat je niet meer gestoord wordt. Wees niet bang dat je belangrijke zaken mist: als er echt iets heel belangrijk is, kunnen mensen je ook op andere manieren bereiken. Door de notificaties uit te zetten, wordt je niet meer verleid tot het controleren van de inbox én verhoog je jouw focus op alle andere taken van de dag. Zo heeft inbox zero ook direct invloed op jouw productiviteit op alle andere gebieden.