laptop

5 tips om te minimaliseren in jouw inbox

Het minimaliseren online is geen nieuwe onderneming voor me; vorig jaar schreef ik al een artikel vol met tips voor het minimaliseren online. Met die tips heb ik toentertijd behoorlijke stappen gezet qua notificaties, de tijd dat ik online was, inkomende e-mails en het aantal websites die ik volgde. Online minimaliseren is echter een continu proces en onlangs stuitte ik weer op een goede tip om mijn activiteiten online verder te optimaliseren. Ik maakte namelijk kennis met Inbox Zero en talloze handige strategieën om de e-mail inbox overzichtelijk te houden. Ik ben daar natuurlijk direct mee aan de slag gegaan en alhoewel het even een klusje was, kijk ik nu met volle tevredenheid naar een overzichtelijke en minimalistische inbox. Vandaag deel ik daarom 5 tips om te minimaliseren in jouw inbox.

#1 Inbox Zero

minimaliseren online

Mijn grote motivatie om onlangs aan de slag te gaan met mijn inbox was een tip van The Social Reporter (ga haar volgen!) op Instagram. Zij liet haar volgers weten dat een lege inbox naast efficiënt ook nog eens heel duurzaam is. Elke keer als je namelijk jouw inbox opent, wordt er een beroep gedaan op de capaciteit van het datacentrum waar jouw e-mails staan. Dit kost energie en zoals je misschien wel weet, zijn datacentra enorme verbruikers. Om jouw impact enigszins te verminderen, is het dus slim om ervoor te zorgen dat er minder data hoeft te worden opgehaald bij het checken van de e-mail. Dit doe je onder andere door jouw inbox leeg te maken en al jouw oude e-mail te archiveren. Zo kun je jouw e-mail wel doorzoeken als je iets nodig hebt, maar is het niet altijd in beeld. Een bijkomend voordeel hiervan is dat je altijd een nette inbox hebt waarin je alleen de nieuwste e-mails en de lopende zaken hebt staan. Meer tips voor inbox to zero vind je op Growthinkers.

#2 Schrijf je uit voor onnodige nieuwsbrieven

laptop

Het is via de mail zó makkelijk om op de hoogte te blijven van alles wat je interessant vindt. Je abonneren op een nieuwsbrief is zo gedaan en allerlei partijen beschikken over jouw e-mailadres. Voor je het weet loopt jouw inbox dagelijks over van alle notificaties en nieuwsbrieven en is het teveel om dagelijks te verwerken. Kijk eens kritisch naar de nieuwsbrieven waar je op geabonneerd bent. Alle nieuwsbrieven die je niet meer interessant vindt, die je niet leest of waar jij je nooit voor opgegeven hebt, kun je direct aanpakken. Onderaan de nieuwsbrieven vind je standaard een mogelijkheid om je uit te schrijven voor de nieuwsbrief. Wil je ook direct alle nieuwsbrieven verwijderen uit jouw inbox? Dan heeft Outlook daar bijvoorbeeld ook een handige functie voor.

#3 Reduceer het aantal bewaarde e-mails

laptop

Het is zo makkelijk om jouw inbox vol te laten stromen met e-mails. Alle mails die zijn gelezen verdwijnen uit het zicht en je hebt er geen omkijken naar. Heb je toch iets nodig, dan gooi je er gewoon een zoekopdracht tegenaan. Toch neemt de omvang van jouw inbox of archief steeds meer toe en laten we eerlijk zijn: echt niet alle e-mails zijn zó belangrijk dat ze bewaard hoeven te worden. Kijk voortaan eens kritischer naar jouw e-mails. Als het niet belangrijk genoeg is om te bewaren, verwijder het dan direct. Je mist er niets aan en je houdt het overzicht voor de e-mails die wel belangrijk zijn. Ik geef toe: het is even een werkje. Ik ben er de afgelopen weken elke dag even mee bezig geweest, maar je hebt er daarna ontzettend veel profijt van en vanaf dat moment is het simpelweg een kwestie van bijhouden.

#4 Voeg inboxes samen

laptop

Tegenwoordig zijn er maar weinig mensen die slechts één e-mailadres hebben en maar één inbox hoeven te beheren. We hebben natuurlijk ons persoonlijk e-mailaccount, maar daarnaast ook vaak één of meerdere accounts voor ons werk, onze eigen onderneming of voor het gezin. Om al die inboxes te beheren is het belangrijk om het overzicht te bewaren. Overweeg dus eens om deze inboxes samen te laten komen op één overzichtelijke locatie. Ik gebruik hiervoor het e-mailprogramma van Outlook en vanuit daar kan ik mijn verschillende e-mailadressen beheren. Daarnaast laat ik de e-mails van enkele e-mailadressen, waar ik niet erg actief meer op ben, forwarden naar mijn hoofdaccount. Dit scheelt tijd en biedt overzicht.

#5 Verstuur minder en betere e-mails

laptop

Alhoewel een e-mail sturen zó gebeurd is, kosten al die kleine taakjes bij elkaar best veel tijd en moeite. Het loont dan ook zeker om hier veel kritischer op te zijn. Probeer het aantal e-mails dat je verstuurt te minimaliseren door vaker op een andere manier contact op te nemen om dingen snel te regelen óf door betere e-mails te schrijven. Hiermee doel ik op de effectiviteit van de e-mail. Een bericht van enkele zinnen is zó gemaakt, maar bevat weinig informatie waardoor de ontvanger bijna zeker weer terug zal mailen. Door de correspondentie duidelijk en bondig te houden, worden afspraken sneller gemaakt en zijn intenties sneller duidelijk. Dit scheelt ook weer in het aantal e-mails dat je terug zult ontvangen.



There are no comments

Add yours

CommentLuv badge