5 tips om te minimaliseren in de agenda

Met onze talloze dagelijkse verplichtingen en overvolle agenda’s komen we vaak maar nauwelijks toe aan de dingen die er écht toe doen. We maken te weinig tijd voor onze vrienden en familie, kijken maar met een half oog naar de puzzel die we met de kinderen aan het maken zijn en tijd voor onszelf, wat is dat eigenlijk? Natuurlijk denken we allemaal dat het voor een goed doel is; dat het een investering is in onze toekomst. Maar als we later als we oud zijn terugkijken op deze tijd, zullen we dan geen spijt krijgen van de zaken die we nu voorrang geven? Is tijd doorbrengen met ons gezin en zelfzorg eigenlijk niet het meest belangrijke punt op onze agenda? Alhoewel ik het zelf lastig vind om hier dagelijks de juiste keuzes in te maken, ben ik er wel heel druk mee bezig. Eén ding waar ik mijn focus op heb gelegd is het minimaliseren in de agenda. We plannen namelijk maar al te graag onze dagen vol met activiteiten voor de kinderen, afspraken van onszelf en werkoverleggen, maar dat kan allemaal best wat minder. Vandaag deel ik graag 5 tips om te minimaliseren in de agenda van alle gezinsleden.

#1 Zeg vaker nee

Dat je wordt uitgenodigd voor talloze verjaardagen, feesten, koffieafspraken, meetings en borrels, betekent niet dat je er ook altijd bij aanwezig hoeft te zijn. Het is natuurlijk leuk dat mensen jouw aanwezigheid op prijs stellen, maar voor elke afspraak die je inplant, schuif je een andere tijdsbesteding aan de kant. Bij elke keuze die je maakt, spreek jij je dus eigenlijk direct uit over waar jouw prioriteiten liggen. Kies je een gezellige borrel boven een avond studeren? Verkies je een verjaardag van een vage kennis boven een avond rustig op de bank met een goed boek? Ga je liever naar die netwerkborrel dan thuis met de kinderen te spelen? Elke keuze kost je tijd en energie en het is aan jou om dit naar eigen inzicht te verdelen. Weet wel dat je écht niet overal heen hoeft te gaan. Een uitnodiging is leuk, maar het is geen verplichting. We zijn niet allemaal even goed in het ‘nee’ zeggen en het teleurstellen van mensen, maar als je jouw tijd als kostbaar beschouwd, wordt dit toch een stuk makkelijker?

#2 Zou je vandaag gaan?

Eén van de beste tips voor timemanagement die ik ooit heb gelezen is de vraag ‘als de afspraak vandaag zou zijn, zou je dan gaan?’. Over het algemeen zijn we wat makkelijker met onze tijd weggeven als de afspraak in de toekomst ligt. We weten voor de komende dagen wel dat we een drukke agenda hebben en erg moe zijn, maar over een maand of over 3 maanden hebben we vast wel tijd en dan zeg je al snel ‘ja’ op een uitnodiging voor een willekeurig evenement of feest. Het is echter naïef om te denken dat onze agenda tegen die tijd niet nét zo vol is en we niet net zo moe zijn. Denk dus bij elke uitnodiging na; als de afspraak vandaag zou staan, zou je dan willen en kunnen gaan? Is het antwoord ‘nee’, dan is het beter om vriendelijk te bedanken voor de uitnodiging.

#3 Cluster afspraken

Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar het gebeurt maar al te vaak dat we in één week meerdere keren bij de huisarts zitten, op en neer rijden naar afspraken of naar het winkelcentrum moeten. Dat we te vaak heen en weer rijden zonder na te hebben gedacht over een optimaal schema. Ik probeer de dagen altijd zo efficiënt mogelijk in te delen zodat we geen tijd verliezen aan zinloze dubbele tripjes of aparte afspraken op dezelfde locatie. Zo probeer ik ook mijn afspraken in bijvoorbeeld Rotterdam, Amsterdam of Utrecht zó te coördineren dat ik meerdere afspraken op één dag kan inplannen. Een reis naar de Randstad is namelijk een flinke onderneming vanuit Deventer en dat doe ik liever niet al te vaak omdat ik een hele dag van huis ben. Als ik dan toch daar ben, breng ik direct een bezoek aan kennissen en familie daar, winkel ik bij de winkels die ik mis in Deventer en breng ik nog even een bezoek aan de bibliotheek om te werken. Het zijn qua planning erg drukke dagen, maar ik optimaliseer de tijd waardoor ik op de lange baan meer tijd en ruimte overhoud voor andere activiteiten. Probeer eens te kijken of er in jouw dagelijks leven ook zaken zijn die je beter kunt clusteren om tijd en geld uit te sparen.

#4 Verminder verplichtingen voor kinderen

We willen natuurlijk allemaal het beste voor onze kinderen en ze van alle gemakken voorzien, maar dit leidt helaas maar al te vaak tot overvolle agenda’s van onszelf en van de kinderen. Mijn zoon gaat sinds dit jaar naar de kleuterschool en is, zelfs na een heel jaar gewenning, nog steeds erg moe na zo’n hele dag. Als hij thuiskomt, wil hij gewoon lekker spelen of, als hij erg moe is, lui bij ons hangen. Als ik zijn agenda vol zou plannen met muziekles, sport, doeclubjes en andere activiteiten, zou hij geen tijd meer overhouden om even op adem te komen. Ik gun mijn kind allerlei leuke ervaringen en vaardigheden en ik vind sporten en muziekles een belangrijk onderdeel van zijn ontwikkeling, maar op dit punt lijkt het mij nog niet verstandig. Vul de agenda van de kinderen dus met activiteiten die ze zelf leuk vinden en waar ze ook echt tijd en energie voor hebben. Overprikkelde kinderen presteren op alle fronten slechter en daar is niemand bij gebaat.

#5 Plan actief tijd voor jezelf en voor elkaar in

Alhoewel ik de laatste 4 punten een pleidooi heb gehouden voor het minder inplannen van afspraken, pleit ik hier toch echt voor het maken van méér afspraken. Namelijk het inplannen van tijd voor jezelf en tijd voor elkaar. We geven namelijk onze zakelijke afspraken, onze hobby’s en sporten, verjaardagen van familie en vrienden en medische afspraken een prominente plek in onze agenda, maar waar blijft de tijd voor elkaar? Waarom is het maken van tijd voor jezelf en voor andere gezinsleden niet zo’n prioriteit dat het op de agenda thuishoort? Veel mensen denken dat alle overgebleven uren tijd is voor het gezin en voor jezelf, maar we weten allemaal dat dit alles behalve waar is. Ik ben dan ook groot voorstander van het inplannen van tijd voor leuke uitjes met het gezin, datenight met jouw partner of gewoon voor een avondje voor jezelf om te doen wat jij fijn vindt. Door een blok tijd hiervoor te reserveren, loop je geen risico dat de plannen niet doorgaan omdat er iets anders tussenkomt. Zo krijgen de dingen die écht belangrijk zijn een prominentere plek in ons dagelijks leven.