De administratie: de nachtmerrie van menigeen die een zelfstandig huishouden of, erger nog, een bedrijf heeft. Er zijn nogal wat zaken die jaarlijks geregeld moeten worden, denk aan energie, water, huur, loon, facturen, toeslagen, kortingen, subsidies, belastingen, en ga zo maar door. Als je er niet bovenop zit zie je al snel een betaling of belangrijke informatie over het hoofd, maar het is een vervelende klus die de meeste mensen toch proberen uit te stellen. Met deze 5 handige tips houd je overzicht op jouw administratie en wordt de klus iets overzichtelijker en vlotter. Wat voor de Belastingdienst geldt is ook hier van toepassing: Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.
#1 Organiseren
Een goede en overzichtelijke administratie staat of valt met organisatie. Als de basis van de administratie in orde is wordt het namelijk veel eenvoudiger om papieren terug te vinden of op te bergen. Als jouw administratie een wasmand vol met papieren verstopt in een hoekje op zolder is dan is het logisch dat het een hele drempel is om überhaupt aan de administratie te beginnen. Het wordt dan ook een stuk lastiger om zicht te houden op de subsidies en kortingen waar je mogelijk recht op hebt en de verzekeringen waar je op kunt besparen door over te stappen, bijvoorbeeld via Overstappen.nl. Als je er bovenop zit, nieuwe papieren regelmatig overzichtelijk opbergt en altijd weet wat er binnenkomt en moet gebeuren dan is de administratie eigenlijk heel eenvoudig.
#2 Sorteren
Als je niet dagelijks de binnengekomen post in de juiste mappen wilt stoppen dan kun je jouw post ook organiseren aan de hand van diverse postvakjes. Wij hanteren zelf twee vakjes: één vakje voor rekeningen en andere zaken die nog afgehandeld moeten worden en één vakje voor alle papieren die bewaard moeten worden en op een later moment aan de administratie worden toegevoegd. Als je een systeem hanteert dat werkt voor jou vermijd je dat je papieren kwijtraakt, rekeningen vergeet te betalen of een deadline mist.
#3 Digitaliseren
Ik stelde het al eens eerder voor in mijn artikel over het minimaliseren op post, maar het is vooral voor administratie enorm handig en relevant: digitaliseren. Je kunt bij diverse instanties tegenwoordig aangeven dat je jouw updates liever via de e-mail ontvangt. Dat scheelt niet alleen een heleboel post, het is ook nog eens veel duurzamer. Deze digitale brieven sla je dan heel eenvoudig op in één van de daarvoor bestemde mapjes die je natuurlijk keurig hebt aangemaakt. De al bestaande papieren administratie kun je in de vrije momenten geleidelijk aan inscannen en zo digitaal opslaan en sorteren. Berg de digitale bestanden op in overzichtelijke mapjes gesorteerd naar categorie, datum, persoon of instantie. Zo weet je altijd eenvoudig de juiste documenten weer terug te vinden. Door deze bestanden op een goed beschermde computer of in een goed beschermde cloud op te slaan hoef je niet te vrezen voor inbreuk in jouw bestanden.
#4 Reduceren
Wettelijk gezien hoef je jouw persoonlijke financiële administratie niet te bewaren, maar het is verstandig om deze 5 jaar lang te bewaren in verband met eventuele belasting navorderingen. Als ondernemer ben je wel verplicht om jouw zakelijke administratie 7 jaar lang te bewaren. Dat is een heleboel papierwerk om te bewaren, maar dat betekent zeker niet dat alles even relevant is. Alle documenten die buiten deze termijnen vallen en die verder voor jou niet van belang zijn kun je direct weggooien. Ook kun je heel kritisch zijn op welke administratie je bewaart. De zoveelste update van DUO over rentepercentages, een verzekeringspolis of een bankafschrift is niet direct noodzakelijk om voorhanden te hebben en is ook eenvoudig na te kijken online. Dit zijn dus papieren die je direct na lezen weg kunt doen. Wees kritisch bij de selectie en vergeet niet om alle documenten met gevoelige informatie te versnipperen voor je het bij het oud papier voegt.
#5 Relativeren
Een belangrijke stap bij het minimaliseren dat nog wel eens over het hoofd wordt gezien: relativeren. Alhoewel opruimen en organiseren een heerlijk gevoel geeft en je er ontzettend lang profijt van hebt kun je er ook zeker in doorslaan en spijt ervaren. Je kunt spijt krijgen van een boekje dat je hebt weggedaan dat toch veel emotionele waarde had, een knuffel waar een kind achteraf toch meer aan gehecht bleek te zijn dan je dacht, maar ook spijt van het weggooien van een document dat toch belangrijk bleek te zijn. Laten we eerlijk wezen, dat zal geen Bol.com factuur zijn, maar papieren die wellicht in de toekomst toch nog sentimentele of praktische waarde hebben kun je voor de zekerheid beter bewaren. Dat bedoel ik met relativeren: een paar spullen bewaren of een paar papieren extra in de mappen maken het verschil niet en kunnen in de toekomst uitkomst bieden. Wees dus niet te overmoedig en minimaliseer verstandig.
Dit artikel bevat een gesponsorde link van een externe website. Lees voor meer informatie mijn disclaimer.
Die laatste vind ik wel een heel mooie!
Niet alleen voor de administratie, maar voor minimaliseren in het algemeen.
Ja he? Ik vond dat het nog wel eens een keer benadrukt mocht worden want soms gaan mensen toch verder dan ze eigenlijk willen en dat is natuurlijk helemaal niet de bedoeling van minimaliseren.
Ja inderdaad! Ik ben een enorme fan van minimaliseren, maar soms lijkt het alsof alles wat tastbaar is vervloekt is. Zolang je kiest voor waardevolle producten en al het overbodige achterwege laat ben je al een heel eind op weg. Ik heb het zelf meegemaakt dat ik in mijn enthousiasme spullen heb afgegeven waar ik later spijt van kreeg. Ben het helemaal met je eens. Leuk artikel! En tja administratie hè. Zucht.
Inderdaad. Ik heb gelukkig zelf nog nooit echt spijt ervaren, maar ik lees regelmatig verhalen van mensen die op ‘aanraden’ van anderen dingen hebben weggedaan waar ze zonder twijfel spijt van gaan krijgen. Zo zonde: opruimen en minimaliseren is juist zo’n persoonlijk traject wat iedereen op eigen tempo en eigen voorwaarden zou moeten doen.